Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 23 septembre 2026
Echo est exploité par Ikigai Développement, 3341, avenue des Églises, Lévis (Québec) J0A 1B0. Cette politique explique quels renseignements personnels nous traitons, pourquoi, où, combien de temps, et comment exercer vos droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
Deux rôles distincts
Pour les renseignements de nos utilisateurs (les professionnels et les cabinets abonnés), nous sommes l’entreprise responsable.
Pour les renseignements des clients de nos utilisateurs (ce qui est dit pendant une rencontre et consigné au dossier), le cabinet reste responsable. Nous agissons comme son prestataire de services : nous ne traitons ces renseignements que pour lui fournir le service, selon ses directives et sa politique de conservation, et jamais à d’autres fins.
Ce que nous traitons
- Compte : nom, adresse courriel professionnelle, mot de passe (conservé sous forme chiffrée irréversible), cabinet, rôle.
- Séances : enregistrement audio, transcription, livrables rédigés et vos corrections, preuve du consentement du client (texte présenté, date et heure, professionnel).
- Journal d’audit : qui a consulté, exporté ou supprimé quoi, et quand. Il ne contient pas le contenu des dossiers.
- Facturation : nom du cabinet, courriel de l’admin, nombre de sièges. Les données de carte sont saisies directement chez Stripe et ne passent jamais par nos serveurs.
- Données techniques : adresse IP et navigateur associés à une session, pour la sécurité du compte.
Pourquoi
- Fournir le service : transcrire la rencontre, rédiger les livrables, les contrôler, les exporter.
- Sécuriser les comptes et prouver qui a accédé à quel dossier.
- Facturer l’abonnement.
Aucun entraînement. Ni vos données ni celles de vos clients ne servent à entraîner un modèle d’intelligence artificielle, chez nous ou chez nos sous-traitants. Nous ne vendons aucun renseignement et ne faisons aucun profilage publicitaire.
Où
Les enregistrements, transcriptions, livrables et le journal sont stockés et traités au Canada, y compris par les modèles qui transcrivent et rédigent. Deux sous-traitants traitent des renseignements de compte aux États-Unis, jamais le contenu d’un dossier : Stripe pour la facturation, et SendGrid pour l’envoi des courriels du service (votre nom, votre adresse et le lien du message).
Sous-traitants
| Sous-traitant | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| Amazon Web Services Canada | Hébergement de l’application, base de données, stockage des enregistrements | Canada (région ca-central-1, Montréal) |
| Microsoft Azure (Azure Speech) | Transcription de l’enregistrement en texte, avec séparation des voix | Canada (région Canada Est, Québec) |
| Microsoft Azure (Azure OpenAI) | Modèle de langue qui rédige les livrables à partir de la transcription | Canada (région Canada Est, Québec) |
| SendGrid (Twilio) | Envoi des courriels du service (confirmation d’adresse, invitation, mot de passe) | États-Unis |
| Stripe | Paiement de l’abonnement et facturation | États-Unis et Canada |
Combien de temps
Chaque cabinet règle la conservation de trois actifs, indépendamment : l’enregistrement audio (par défaut, supprimé dès les livrables produits), la transcription (30 jours par défaut) et les livrables (conservés par défaut, puisqu’ils forment le dossier du professionnel). Chaque suppression est consignée au journal. Les renseignements de compte sont conservés tant que le compte existe, puis supprimés dans les 90 jours suivant sa fermeture, sauf obligation légale de conservation (notamment fiscale pour la facturation).
Sécurité
Chiffrement en transit et au repos, double authentification offerte à chaque utilisateur et exigible par le cabinet, cloisonnement strict entre cabinets au niveau de la base de données, accès du superviseur journalisé et visible du professionnel, journal d’audit en ajout seul. Tout incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux est déclaré à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, et au cabinet concerné.
Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur retrait, ou leur communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi retirer votre consentement à un traitement qui n’est pas nécessaire au service.
Si vous êtes le client d’un professionnel qui utilise Echo, adressez-vous d’abord à lui : il est responsable de votre dossier. Nous l’aiderons à répondre.
Nous répondons dans les 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Alexandre Landry, responsable de la protection des renseignements personnels
info@ikigaidev.ca